Straipsnio turinys
Jei jūsų el. parduotuvė per mėnesį surenka nuo kelių dešimčių užsakymų, sąskaitų išrašymas ranka greitai tampa brangiausia „pigi” operacija versle. Sąskaita123 ir WooCommerce sujungimas šią rutiną panaikina: klientas apmoka užsakymą, sistema pati suformuoja sąskaitą faktūrą, išsiunčia ją el. paštu ir įrašo į apskaitą.
Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip ši integracija veikia iš tikrųjų, ko reikia paruošti prieš diegimą ir kur dažniausiai atsiranda problemų, kurių standartinis modulis neišsprendžia.
Ar Sąskaita123 turi oficialų WooCommerce įskiepį
Taip. Sąskaita123 (tarptautiškai — Invoice123) siūlo savo modulį WooCommerce parduotuvėms. Svarbus niuansas: modulis aktyvuojamas ne WordPress įskiepių kataloge, o jūsų Sąskaita123 paskyroje, skiltyje „Moduliai”. Ten sugeneruojamas API raktas, kurį vėliau įvedate WordPress pusėje.
Tai reiškia, kad integracijai reikia veikiančios Sąskaita123 paskyros su tinkamu planu. Prieš planuodami darbus verta pasitikslinti su tiekėju, ar jūsų turimas planas apima e. prekybos modulį — funkcijų apimtis skiriasi priklausomai nuo versijos ir plano.
Kaip veikia srautas nuo užsakymo iki sąskaitos
Integracijos darbo eiga
- Klientas pateikia užsakymąWooCommerce sukuria užsakymą su prekėmis, kainomis, PVM ir pristatymo mokesčiu.
- Užsakymas pasiekia nustatytą statusąJūs pats nurodote, kada išrašoma sąskaita — pavyzdžiui, „Processing” po apmokėjimo arba „Completed” po išsiuntimo.
- Duomenys keliauja į Sąskaita123Per API perduodami pirkėjo rekvizitai, prekių eilutės, kiekiai, kainos ir PVM tipai.
- Susiformuoja sąskaita faktūraDokumentas gauna numerį iš jūsų pasirinktos serijos ir įrašomas į apskaitą.
- Sąskaita pasiekia klientąPDF išsiunčiamas el. paštu; dažnai nuorodą galima pridėti ir prie WooCommerce užsakymo.
- Stebite apmokėjimų būsenasSąskaita123 pusėje matote, kurios sąskaitos apmokėtos, o kurios laukia.
Ką reikia paruošti prieš diegimą
Didžioji dalis integracijų strigo ne dėl technikos, o dėl netvarkingų duomenų. Pasitikrinkite šiuos dalykus dar prieš pradedant.
Pasiruošimo sąrašas
- Visos prekės turi unikalius SKU kodus — be jų likučių sinchronizacija neveiks.
- Sąskaita123 sukurti PVM tipai, atitinkantys jūsų WooCommerce mokesčių klases.
- Nuspręsta, iš kurios serijos numeruojamos el. parduotuvės sąskaitos.
- Aišku, kokiu užsakymo statusu turi būti išrašomas dokumentas.
- Checkout formoje yra laukai verslo klientams: įmonė, įmonės kodas, PVM kodas, adresas.
- – Prekės be SKU arba su besidubliuojančiais kodais.
- – Skirtingi prekių pavadinimai apskaitoje ir parduotuvėje.
Sąskaitos išrašymą siekite susieti su apmokėjimo faktu, o ne su užsakymo sukūrimu. Kitaip į apskaitą pateks dešimtys neapmokėtų užsakymų, kuriuos vėliau reikės anuliuoti ranka.
Fizinis ir juridinis pirkėjas — dažniausia klaida
Standartinė WooCommerce checkout forma yra pritaikyta vartotojui, ne verslui. Jei parduodate ir įmonėms, būtina pridėti laukus įmonės pavadinimui, kodui ir PVM mokėtojo kodui, o tada užtikrinti, kad šie duomenys keliautų į sąskaitą.
Praktiškas sprendimas — checkout’e pridėti perjungiklį „Perku įmonės vardu”. Pažymėjus, atsidaro papildomi laukai ir jie tampa privalomi. Taip išvengiate pusiau užpildytų rekvizitų, dėl kurių sąskaitą tenka taisyti ranka.
Reikia, kad sąskaitos iš el. parduotuvės keliautų į apskaitą be rankinio darbo?
Ką standartinis modulis daro, o ko — ne
Galimybių palyginimas
| Poreikis | Ką realiai gaunate |
|---|---|
| Automatinis sąskaitos išrašymas | Standartinė modulio funkcija. |
| Sąskaitos siuntimas klientui | Standartinė funkcija; šablonas keičiamas Sąskaita123 pusėje. |
| Likučių atnaujinimas parduotuvėje | Veikia pagal SKU, sinchronizacija periodinė, ne akimirksniu. |
| Kreditinės sąskaitos po grąžinimo | Priklauso nuo versijos — dažnai reikia atskiro sprendimo. |
| Dalinis užsakymo grąžinimas | Beveik visada reikia pritaikymo. |
| Kelios PVM zonos ir OSS pardavimai | Reikia atskiro mokesčių logikos suderinimo. |
| Prenumeratos ir daliniai mokėjimai | Standartiniame modulyje nenumatyta. |
Jei jūsų verslo modelis telpa į „prekė — apmokėjimas — sąskaita”, oficialaus modulio dažniausiai pakanka. Kai atsiranda išimčių, patogiau daryti tarpinį sluoksnį, kuris pats sprendžia, kokį dokumentą ir kada kurti.
Kada verta rinktis individualią integraciją
Individualus sprendimas per Sąskaita123 API pasiteisina, kai turite kelias parduotuves su bendra apskaita, kai užsakymai ateina ne tik iš svetainės, bet ir iš marketplace kanalų, arba kai reikia sudėtingesnės dokumentų logikos — pavyzdžiui, išankstinė sąskaita rezervacijai ir galutinė po išsiuntimo.
Tokiu atveju integracija dažniausiai statoma kaip atskiras servisas su eile ir pakartojimo mechanizmu: jei API neatsako, užsakymas nedingsta, o bandomas apdoroti vėliau. Tai kainuoja daugiau nei modulio įjungimas, bet apsaugo nuo tylių duomenų praradimų.
Dažni klausimai
Ar Sąskaita123 WooCommerce modulis nemokamas?
Pats modulis jungiamas prie Sąskaita123 paskyros, o kaina priklauso nuo jūsų plano. Verta pasitikslinti su tiekėju, ar jūsų planas apima e. prekybos funkcijas.
Kada geriausia išrašyti sąskaitą?
Dažniausiai — kai užsakymas apmokėtas. Konkretų statusą pasirenkate nustatymuose.
Ar galima siųsti sąskaitą tik dalies klientų?
Techniškai taip, bet tai jau pritaikymas: reikia taisyklės, kuri atrenka, kuriems užsakymams dokumentas kuriamas.
Kas nutinka, jei klientas grąžina prekę?
Reikia kreditinės sąskaitos. Ar ji formuojama automatiškai, priklauso nuo versijos — dažnai tai daroma ranka arba per papildomą integraciją.
Ar likučiai atsinaujina realiu laiku?
Ne. Sinchronizacija periodinė, todėl esant labai dideliam srautui verta numatyti papildomą atsargų kontrolę.
Ar reikia SKU visoms prekėms?
Taip, jei norite likučių sinchronizacijos. Be SKU sistema neturi kaip sutapatinti prekių.
Ką daryti su variacinėmis prekėmis?
Kiekviena variacija turi turėti savo SKU ir savo įrašą apskaitoje.
Ar integracija veiks su mano dabartine tema?
Paprastai taip, bet checkout laukų papildymai gali reikalauti temos ar mokėjimo įskiepio pritaikymo.
Apskaitos integracija yra vienas iš tų darbų, kurie atsiperka greičiausiai: sutaupytos valandos matomos jau pirmą mėnesį, o klaidų sąskaitose sumažėja beveik iki nulio. Svarbiausia iš anksto susitarti, kas ir kada laikoma „apmokėtu užsakymu”.
